今回は、ブロガーさんのライティングやデスクワークなど、いわゆる知識系作業を効率化させる方法について解説します。
- ブログやTwitterの文章を書くのに、時間がかかってしまう……
- 企画やアイデアを〇〇までに考えないといけないが、全然まとまらない……
- 作業に集中したいのに、気がついたら他のことをしている……
- 一つ、一つの作業は効率化できているのに、トータルで見るとあまり効率化できていない……
- カラダは疲れていないのに、頭が働かず、結局作業ができない……
アヒルちゃんはもともと、30歳を過ぎるまではただのフリーターで、とくに優れた才能があるわけでもない平凡な人間でした。
当時は、まさか自分が会社を起こして社長になるなんて、まったく思っていませんでした。
そんな平凡なアヒルちゃんが、せどりやアフィリエイトなどで月100万円以上を売り上げ、法人化までできた要因の1つは、今回お話をする「作業効率化」にあります。
今回の記事では、これらの具体的な手法の説明は避けますが、今回紹介する方法をベースに効率化を図った結果、できるようになったものです。
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作業の効率化というと、業種やおこなう作業によっていろいろ変わってきますが、今回はその作業効率化の基本となる部分、「効率化の考え方」について、お話ししていきます。
という部分ですので、その考え方がわかれば、どの業種の作業においても、すぐに実践できる内容になっています。
チカラ系作業と知識系作業の違い
まず効率化といっても、作業内容によってポイントが変わってきます。
大きく分けて作業には、
- 物を運んだりするような体を使う「チカラ系の作業」
- アイデアを考えたり、物を書いたりするような頭を使う「知識系の作業」
の2つがあります。
「チカラ系作業」の効率化は?
チカラ系の作業では、効率化をする場合、次の2つ側面から考えます。
- 作業にかかる「時間」を減らす(時短)
- 作業に必要な「力」や「体力」を減らす(労力減)
時短とは?
例えば、荷物を運ぶ作業などの場合、3分で10個の荷物を運んでいたのが、2分で10個運べるようになったら、効率化になりますよね?
このように作業時間を短縮する「時短」も、効率化のひとつです。
労力減とは?
一方で、同じ荷物を運ぶとしても、2人で持ち運びをしたり、持ち方を変えたりすることで体力をセーブすることができます。
このように体力をセーブする「労力減」ができれば、そのぶんその体力を他のことにも使えますし、効率化につながります。
ですので、チカラ系の作業で効率化を考えるときは、「時短」と「労力減」の両方を考えることが大事です。
「知識系の作業」の効率化は?
続いて知識系の作業についてですが、知識系はチカラ系の作業と違い、筋力や体力はあまり使いませんよね?
だから、作業にかかる時間を減らす、いわゆる「時短」だけを考えれば良さそうな気がします。
ところが、知識系の作業でも、時短だけではなく、同じように労力減も考えなければいけません。
ただし、ここでいう労力とは、「体」ではなく「脳」のことになります。
実は、脳も体と同じで、使えば使うほど消耗してしまい、きちんと休みを取らないと回復ができません。
この脳の体力のことを「意志力」といいますが、何かを判断したり、決めたり、考えたりすると、この意志力は少しずつ減っていきます。
そして、意志力が枯渇すると、正常な判断ができなくなり、良いアイデアなども生まれにくくなります。
力仕事をしすぎると、体がヘトヘトになって作業効率が落ちるのと同じことです。
意志力は便宜的なメタファーをはるかに超えたものに思える。筋肉と同じように、使うと疲労するもののようだ。
(中略)
意志力を発揮したり決断を下したりすることでエネルギーを使い果たせば、やがて誘惑に負けてしまう。
『WILLPOWER 意志力の科学( ロイ・バウマイスター、ジョン・ティアニー)』
『ドラゴンクエスト』、『ファイナルファンタジー』などのロールプレイングゲームをやっている人なら、「ヒットポイント」と考えるとイメージしやすいと思います。
脳にもヒットポイントがあって、そのヒットポイントがなくなると、活動ができなくなってしまうんです。
つまり知識系の作業でも効率化は、時間を短縮する「時短」と脳の負担を減らす「労力減」、両方を考えて行わなければなりません。
今回は、説明をわかりやすくするためにあえて2つを明確に分けています。
知識系作業の効率化は、「脳ラク」がポイント
チカラ系作業の効率化はわかりやすいと思いますので、ここからは知識系作業の効率化について説明をしていきます。
効率化は、「時間」と「労力減」がポイントとお伝えしましたが、知識系作業でわかりにくいのが、脳の負担を減らす労力減の方だと思います。
今回の記事では、この脳の負担を減らす労力減のことを、「脳がラクになる」ことから、便宜上「脳ラク」と表記します。
知識系の作業というと、アヒルちゃんが行なっているブログ記事を書く作業などは、まさにそのものです。
ブロガーさん、ウェブライターさんなどはもちろん、コンサルをする方や自分を売り出して商売をしている方も、ブログなどで文章を書くことも多いと思います。
こういった文章作成もカラダの筋肉や体力は使いませんが、脳の意志力はめちゃくちゃ使いますので、記事を書き終わった後というのはかなり疲れます。
そのため、知識系作業で良い仕事をするためには、
- 業務中、成果に影響が出ない範囲で意志力の消費を減らす
- 普段の日常生活でも、不必要な意志力の消費を減らす
ことが大事です。
前者は作業中のこと、後者は普段の生活でのこととなります。
仕事で脳ラク
お伝えした通り、知識系作業の効率化は、時短だけではなく、脳の意志力をできるだけセーブすることが大事です。
ある作業で、どんなに時短になる方法であっても、脳ラクではない方法だと「NG」ということです。
なぜなら、その作業は短い時間で終えることができるかもしれませんが、脳に負担のかかったやり方ですと、その後の作業ができなくなってしまいます。
例えば、100mの距離を全速力で走れば、歩いて進むよりも時短になります。
でも走り終わった後はクタクタで、その後しばらく休まないとだめですよね?
次に進むのに時間がかかり、結局歩いて100m進んだのと変わらなくなってしまいます。
それでは意味がないので、時短と脳ラク、両方踏まえて、効率化を考えることが重要なわけです。
ここでは「脳ラク」についてわかりやすく、チカラ系作業で体力をセーブする方法を例に説明をします。
(この「体力」を、知識系作業では「意志力(脳の労力)」に置き換えて考えてください)
例えばですが、荷物をある企業まで運ぶ作業があるとします。
スタート地点からその企業まで、普通に歩けば「10分」かかるとします。
時短という観点で効率化を図るとすれば、走って荷物を持っていけば効率化になります。
走って「6分」でその企業まで着くことができれば、「4分」の節約ができます。
でもこの方法だと、体力の消費が激しいですよね?
4分の節約ができたとしても、すぐに次の仕事に移れないと思いますので、その作業は時短かもしれませんが、トータルで見たらあまり効率化ができていないことになります。
ですので、もし作業の効率化を考えるのであれば、
- もっと短い距離で行けるように近道(ショートカット)はないか探す
- 車やバスを使って持って行けないか検討する
など、作業自体を簡単なものにすることもポイントです。
たとえば、近道をみつけて歩いても「8分」でその企業に行ければ、時短だけでなく、体力もセーブできます。
簡単な作業で労力を減らせれば、それだけ次の作業は早く取り組めます。
このように「時短」と「体力の節約」両方を合わせて検討すれば、それだけ効率化につながります。
そして、脳の意志力もこの体力と同じということです。
たんに気合を入れて集中したり、全力で取り組んだりするだけだと、その作業は時短になるかもしれませんが、作業が終わった頃には脳も疲れ果てて、次の作業にすぐに取りかかれない可能性があります。
上記の例と同じように、
- 不要な作業をカットする(近道を見つけるなどショートカット)
- 外注化・ツールなど、他の力を借りる(車やバスで運ぶ)
などして、脳の負担を減らす「脳ラク」の発想が大事です。
普段の生活で脳ラク
脳の意志力というのは、ふだん何気なく生活をしているときでも、絶えず消費しています。
例えば、
- 昼ご飯は何を食べようか考える
- 友だちからのメール・LINEの返信を考える
- 今週末の休みは何をするか考える
- 買い物をする
- 友人の誕生日に何を贈るか決める
- 友達とご飯に行く日をスケジュール調整する
- テレビで聞いた「〇〇」という言葉を調べる
などなど、さまざまなシーンで脳の意志力を使っているんです。
また、過度なストレスなどでも、意志力は減ります。
職場や家庭でストレスにさらされたり、多くの意思決定が必要だったり、自分の印象を良くしようと思ったりすると、意志力は少しずつすり減ってきます。
『やり抜く人の９つの習慣 コロンビア大学の成功の科学 (ハイディ・グラント・ハルバーソン)』
とくにその日1日疲れるようなことをしなかった日でも、夜になるとクタっと疲れを感じてしまうのは、脳が上記のようなことを絶えず行なっていて、意志力が枯渇しているからです。
ですので、日常生活でもやらなくてもいい作業は、できるだけ減らすことが大事です。
何かを決めたり、何かに集中したりすると、意思力はどんどん減っていきますので、できるだけ不要なものには使わないようにしましょう。
ジョブズ氏自身「毎日何を着るかで悩みたくない」と言っていて、毎日同じ服を着ることにより、悩む時間をなくし、また意志力の枯渇も防いでいたのではないかと思います。
普段の生活から、できるだけ無駄な時間や意志力の消費を防いで、本業である仕事にその意志力をつぎ込んでいたわけですね。
意志力を温存して、集中したい作業に意志力をつぎ込む
ということで、作業の効率化を図りたい時は、たんにその時間が短くなる、いわゆる時短だけを考えるのではなく、脳の負担が楽になる「脳ラク」という観点で考えることも大事です。
チカラ系作業だと、「時間の短縮」と「体力の消耗」両方の側面から効率化を図る場合が多いですが、こと知識系作業となると、時間だけを考えてしまう人が多くいます。
実際アヒルちゃんも、以前は効率化というと、時短のことばかり考えていて、この意志力という部分については抜けていました。
そのため、ひとつひとつの作業時間は短くなったのに、1日で出来る作業自体はそれほど増えなかったりして悩んでいました。
しかし、この意志力の枯渇という観点で「脳ラク」を考えるようになってからは、効率化もうまくできるようになり、結果的に1日あたりの作業量も増えました。
冒頭でも、話した通りアヒルちゃんは、もともと能力が高くもなかったので、本当に助かりました。
なので、アヒルちゃんと同じく、
というタイプこそ、今回の考え方をベースに作業の効率化をしてみてください。
など、自分の努力や能力を非難して、無理をしてがんばっている人もいると思います。
でも、それだと走るスピードを上げているだけなので、体力が枯渇してすぐ走れなくなるようなものです。
もちろん、努力や能力アップすることも大事ですが、それだけだと行き詰まってしまうので、効率化というアプローチも、合わせてとり入れてください。
正しく効率化できれば、確実に無駄がなくなるので、自分のやりたい作業量がきっちり増えていきますよ。
まとめ
今日のまとめです。
